Các hàm Excel cơ bản sử dụng trong kế toán
Các hàm cơ bản trong Excel. Với các hàm cơ bản trong Excel này bạn sẽ sử dụng Excel tốt hơn.Những hàm cơ bản trong Excel này sẽ rất hữu ích với những bạn phải thường xuyên tiếp xúc với Microsoft Excel, nhất là kế toán. Hãy tham khảo các hàm cơ bản trong Excel ở dưới nhé.
- Công thức:
Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,range_lookup)
Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,range_lookup)
Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).
- Tác dụng: Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.
Thông thường X=0 được mặc định trong tìm kiếm. Trong các công thức kế toán, hàm này thường dùng để tìm kiếm và trả về tên hàng, mã hàng, đơn vị tính trong kế toán kho. tìm kiếm giá vốn, giá bán trong kế toán doanh thu, hoặc cũng có thể tìm kiếm các thông số về khách hàng, người mua...trong kế toán phần hành công nợ...
lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.
table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ (lấy vùng bằng cách dùng chuột quét cả bảng phụ). Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối bằng cách quét xong rồi nhấn F4 để có dấu $ đằng trước nhé
col_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ
range_lookup: muốn tìm chính xác hay tương đối (0 là chính xác, 1 là tương đối) thường giá trị này là 0 nhé.
Nhìn chung ai cũng vậy nhìn vào cú pháp hàm vlookup trên thì rất khó hiểu phải không các bạn sau đây mình sẽ lấy ví dụ và phân tích từng phần trong cú pháp hàm giúp bạn dễ hiểu hơn.
Dưới đây chỉ là những ví dụ cơ bản hàm vlookup thôi nhé bạn nên nhớ cần học thuộc hàm và biết vận dụng trong những trường hợp cụ thể nhé
Ví dụ 1: Hãy điền tên vào cột tên hàng dựa vào ký tự của cột mã hàng lấy tham chiếu từ bảng phụ
Tóm tắt ngắn ví dụ: nghĩa là bạn nhìn cột mã hàng ở bảng chính nó sẽ trùng với mã hàng ở cột bảng phụ bây giờ mình phải làm thế nào để từ dữ liệu cột mã hàng bảng chính tham chiếu xuống bảng phụ cho nó hiểu G =”Gà”, V=”Vịt”, C=”Chó” để điền vào cột tên hàng ở bảng chính
Từ ví dụ ta có công thức =VLOOKUP(C6,$B$11:$C$14,2,0)
Bạn nhìn màu từ công thức trong hình và xem mình lấy hay quét dữ liệu như thế nào.
C6 (lookup_value): giá trị để tham chiếu nó là 1 ký tự trùng với ký tự từ bảng phụ
$B$11:$C$14 (table_array): vùng chứa dữ liệu bảng phụ quét cả bảng phụ và ấn F4 để ở dạng địa chỉ tuyệt đối nhé
2 (row_index_num): do lấy dữ liệu cột thứ 2 của bảng phụ lên là ,2. Nếu lấy cột thứ 3 thì , 3 hoặc ,4 ,5 ,6…
0 (range_lookup): dò tìm chính xác bạn cứ ,0 cho mình nhé.
Lưu ý: Bài toán ít khi cho ở dạng ví dụ 1 mà thường cho ở dạng ví dụ 2 sau đây thường kết hợp với một hàm khác nữa như hàm left, hàm right, hàm mid… thì mới tham chiếu được ký tự và điền vào bảng chính được.
Ví dụ 2: Giờ cột mã hàng ở bảng chính không là G, C, V nữa mà lần lượt là GKX, CFD, VHS nhưng mã hàng ở bảng phụ vẫn là G, C, V. Vậy giờ ta phải làm sao tách và lấy chỉ G, C, V ở bảng chính để tham chiếu thì nó mới hiểu điền cho mình tên vào bảng chính.
– Hãy điền tên hàng vào cột bảng chính dựa vào ký tự đầu tiên cột mã hàng tham chiếu xuống bảng phụ để lấy dữ liệu
Trên đó là toàn bộ hàm vlookup trong excel cơ bản
2. Hàm điều kiện
- Công thức: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
= If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)
- Công dụng: Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Hàm IF thường được sử dụng khi lập các bảng lương thưởng cho cán bộ công nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân và thưởng doanh số cho nhân viên kinh doanh...3. Hàm tính tổng có điều kiện:
- Công thức: = Sumif(range,criteria,[sum_range])
= Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)
- Công dụng: Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.
Hàm Sumif thường dùng trong các nghiệp vụ kết chuyển cuối tháng trong Nhật ký chung, làm các bảng tổng hợp Nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ, bảng cân đối số phát sinh tháng, quý, năm...SUMIF và SUMIFS là trong những những hàm excel được sử dụng khá nhiều, trong bài viết này mình sẽ đưa ra cú pháp và một vài ví dụ cụ thể rất dễ hiểu để các bạn nắm nhanh 2 hàm này
Cú Pháp hàm SUMIF:
=SUMIF(Vùng điều kiện, Điều kiện, Vùng tính tổng)
= SUMIF(C3:C10,"CTV",D3: D10)
Tuy nhiên trọng thực tế nhiều yêu cầu của công việc đòi hỏi phải có nhiều điều kiện khác nhau nữa thì bạn dùng hàm sao, hơi khác so với hàm SUMIF
Cú pháp hàm SUMIFS
SUMIFS(Vùng cần tính tổng, Vùng chứa điều kiện 1, điều kiện 1, vùng chứa điều kiện 2, điều kiện...)
Qua 2 ví dụ trên chắc hặn các bạn có thể hiểu rõ cấu trúc và cách dùng của 2 hàm SUMIF và SUMIF để tính tổng có điều kiện. 2 hàm này cũng rất thường gặp trong thực tế nên các bạn cần nắm vững
4. Hàm nối:
- Công thức: = And( logical1,[logical2],…)
= And(đối 1, đối 2,..).
- Công dụng: Hàm này là phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
Hàm AND dùng để nối các điều kiện lọc, dùng làm sổ và các mẫu biểu trong báo cáo quản trị nội bộ dùng trong phân tích, quản trị, kế toán nội bộ...
5. Hàm Or
- Công thức: = Or( logical1,[logical2],…)
= Or(đối 1, đối 2,..).
- Công dụng: Hàm này là phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
Hàm này ứng dụng trong việc đánh số thứ tự các phiếu trong các sổ cái, sỗ quỹ hay sổ đặc thù...
Xem thêm các hàm liên quan tại đây
Nhận xét
Đăng nhận xét