Sử dụng Foxit Reader in xem trước văn bản từ Word, Excel và mọi thứ khác

Đọc cái tiêu đề bài viết chắc nhiều bạn thấy ngộ ngộ khó hiểu đúng không?

Mình sẽ đi ngay vào vấn đề các bạn hiểu ngay luôn đó.

Hiện nay làm công tác văn phòng và các công việc liên quan đến kiểm duyệt văn bản về cả nội dung, hình thức, chính tả, cách thức, bố cục trình bày,.. trước khi in ra giấy thì rất khó để phát hiện ra lỗi sai. Khi in ra giấy rồi lại phát hiện lỗi sai lại in nữa thì quá là lãng phí giấy và mực in. Chắc đọc đến đây các bạn lại thắc mắc tại sao không sử dụng công cụ Print Priew có sẵn trong Word, Excel và mọi phần mềm khác, mình sẽ phân tích cho các bạn thấy.

Những hạn chế của công cụ Print Priew:

- Không xem tổng quát được các văn bản có lề quá cỡ

- Không hình dung được văn bản được in ra có size thực như thế nào.

- Với bộ Office 2007, 2010, 2013 thì khi xem chế độ 100% rất khó hình dung. (xem hình dưới)

Chế độ 50% xem OK nhưng khó đọc phát hiện được lỗi

Chế độ 100% lại không thể hình dung được trang in như thế nào, để xem phần tiếp theo ta lại phải kéo thanh điều xuống gay nhảy văn bản

- Với bộ Microsoft Office thì xem trước khi in với công cụ Print Priew nhìn chung vẫn ổn

- Với những phần mềm khác thì công cụ Print Priew gặp nhiều khó khăn.

Sử dụng Foxit Reader (Foxit Reader PDF Printer) làm công cụ trung gian xem và đóng gói văn bản trước khi in mang nhiều ưu điểm khắc phục các hạn chế nêu trên. Bạn sẽ có một cái nhìn trọn vẹn và trung thực nhất về văn bản sắp được in ra giấy. Tuy nhiên nhược điểm của Foxit Reader PDF Printer là mỗi lần muốn xem văn bản được in ra là mỗi lần bạn thực hiện đóng gói văn bản về định dạng .PDF.

Hướng dẫn sử dụng Foxit Reader PDF Printer làm công cụ xem trước khi in

Bước 1: Bạn cần tải về và cài đặt thành công Foxit Reader

- Link tải: Foxit Reader mới nhất tại đây

Bước 2a: Vào mục Control Panel\Hardware and Sound\Devices and Printers chọn Foxit Reader PDF Printer làm máy in mặc định

(Cái này tùy các bạn thôi, khi cài xong Foxit Reader thì bạn sẽ được hỗ trợ máy in xem trước của Foxit Reader PDF Printer, bạn có thể xem danh sách lựa chọn in mà không cần đặt Foxit Reader PDF Printer làm máy in mặc định)

Bước 2b: Trường hợp không sử dụng Foxit Reader PDF Printer làm máy in mặc định, bạn cần lựa chọn máy in là Foxit Reader PDF Printer trong hộp thoại in, hình dưới đây với word 2013 với các phiên bản word khác cũng tương tụ các bạn nhé.

Bước 3: Bấm in để xem, khi đó bạn sẽ được Foxit Reader PDF Printer điều chuyển qua hộp thoại lưu và vị trí lưu văn bản đó, đồng thời tự động mở ngay văn bản đó để bạn xem nó in ra giấy

 Văn bản trước khi in ra giấy xem dạng Pdf như hình dưới

ví dụ 1

ví dụ 2

Mẹo hay: Bạn có thể sử dụng cách này để đóng gói văn bản xuất ra đuôi .pdf nhanh nhất đó.